Conozca los aspectos básicos sobre la factura electrónica

A partir del 2018, cientos de emprendedores y pequeños empresarios deben empezar a emitir facturas electrónicas; sin embargo, aún persiste entre los contribuyentes desconocimiento sobre cómo funciona este nuevo sistema tributario.

Actualmente, en el mercado existe una gran variedad de empresas que ofrecen plataformas para realizar las facturas, pero ¿conoce usted cuáles son las funciones primordiales que deben incorporan los softwares de factura electrónica?

Para aclarar estas dudas, recurrimos a Didier Hernández, ingeniero en software, socio fundador, para la firma ID Activos (www.idactivos.com), empresa dedicada a implementar, dar asesoría de software de gestión, administración empresarial y aplicaciones móviles, quienes también son proveedores de Software Integrado directamente con el Ministerio de Hacienda para emitir comprobantes electrónicos.

Este experto explicó que uno de los aspectos fundamentales que todo programa de factura electrónica debe tener es trazabilidad, esto quiere decir que se debe contar con una funcionalidad para saber si el documento emitido fue aceptado o rechazado por Hacienda, para luego enviarlo al cliente.

Hernández detalló que luego de confeccionar el documento, este es remitido a los registros de Hacienda y el contribuyente debe cerciorarse si el comprobante electrónico (Factura, Tiquete, Nota de Crédito o Débito electrónico) fue ACEPTADO o RECHAZADO por la interface del Ministerio de Hacienda.

“Hacienda puede aceptar o rechazar la factura en un lapso de 3 horas, pero, dependiendo de la demanda, algunos documentos quedan en estado “procesando” y un buen software debe de permitir verificar estos estados. Hemos visto casos en software donde la respuesta ha demorado hasta más de un día”, alertó.

Un aspecto fundamental para los emisores-receptores de facturación electrónica es que el sistema que utilicen deben contar con las opciones para dar como recibida esa compra. Todo programa debe implementar esta funcionalidad de manera obligatoria.

Esto significa que quien recibe la factura puede tener la potestad de aceptar, aceptar parcialmente o rechazar los comprobantes electrónicos en formato XML.

“Como receptor, tengo que contestar a Hacienda si quiero aceptar estos comprobantes como gastos deducibles o créditos fiscales”, dijo Hernández.

Un tema importante es que quien recibe las facturas tiene 8 dias para subirlo a su sistema y aceptar el gasto; si se pasa de ese tiempo, Hacienda podría optar por no reconocer ese gasto como deducible.

Respecto a cuál software contratar para este servicio, este experto sugirió que no solo se debe considerar el precio, sino las funcionalidad de acuerdo con las necesidades contables de la empresa o comercio.

También, recomendó analizar cuál es la asesoría que dan los proveedores. “Hay que darle la retroalimentación al cliente, hay algunas empresas que no enseñan como usar la plataforma y el acompañamiento es esencial”.

Hernández dijo que es fundamental confirmar que los 3 documentos (2 en formatos XMLs y uno en PDF) lleguen a los clientes y que estén aceptados por Hacienda.