Auditoría señala varias falencias en procesos de Tesorería en el Comité de Deportes y Recreación de Belén

• Administración Municipal debe atender 10 recomendaciones 

Redacción El Guacho 

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El departamento de Auditoría Interna de la Municipalidad de Belén realizó una auditoría operativa al proceso de Gestión de Tesorería en el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Belén (CCDR Belén), con el fin de evaluar la eficiencia y el cumplimiento con el marco normativo que tiene dicho proceso.

Dentro de las principales conclusiones del informe INF-AI-04-2021 , se menciona que el Comité de Deportes no cuenta con manuales de procedimiento actualizados donde se detallen actividades, roles, responsabilidades de los participantes en el proceso de Tesorería. 

El informe detalla que: “Existen debilidades en los controles detectivos y correctivos de las actividades del subproceso de Tesorería, ante la ausencia del diseño e implementación de indicadores de gestión que permitan medir periódicamente la eficiencia de estas, así como los procedimientos para su respectivo análisis y toma de decisiones con el objeto de poder evaluar el desempeño del proceso. El Sistema de Control Interno  no realiza el seguimiento esperado con las actividades del subproceso de Tesorería”. 

Con respecto al manejo del fondo de caja chica, hay varias debilidades identificadas: se carece de procedimientos formales y actualizados, mecanismos de seguridad y custodia del efectivo de caja chica; no hay confección de un registro de firmas de los funcionarios autorizados en los diversos trámites y procedimientos; tampoco se  definen las responsabilidades del encargado de la caja chica y de quien la asume ante la ausencia de éste; y sobre el cumplimiento de la normativa respectiva vigente, lo cual demuestra un débil control del efectivo. 

Otras de las falencias se encuentran en el  proceso de administración y custodia de garantías, donde si bien es cierto, la entidad trata de cumplir con la normativa que regula las Contrataciones Administrativas, aún falta detallar ciertos aspectos que se encuentran tipificados tanto en la Ley de Contratación como en su Reglamento en materia de Garantías de Participación y Cumplimiento, con el fin de poder uniformar los criterios de aplicación. 

Sobre el aseguramiento de activos con los que cuenta esta organización deportiva, el informe detalla que se denota una carencia de lineamientos claros y específicos con respecto a cuáles son los activos que se deben asegurar con las pólizas de seguros que se han adquirido.  

“La gestión del proceso de tesorería en el Comité no alcanza niveles de desempeño razonables y alcanzables en términos de eficacia y eficiencia, esto debido a la necesidad de definir indicadores de desempeño, el establecimiento de un marco normativo interno robusto, y la definición de actividades de control que permitan un aseguramiento de las actividades asociadas al subproceso de Tesorería”, finaliza Auditoría Interna. 

Recomendaciones 

Auditoría Interna emite 10 recomendaciones a la Administración Municipal como diseñar y gestionar los indicadores pertinentes para medir la eficiencia y eficacia del subproceso de Tesorería, confeccionar el manual de procedimientos, actualizar el Manual de Puestos del Comité, con el propósito de que este muestre las funciones y actividades que actualmente ejecuta el Asistente Administrativo en el Subproceso de Tesorería, así como las que ejecuta el Asistente Financiero en el proceso contable. 

También, se sugiere al Comité gestionar y actualizar la identificación de los riesgos para el subproceso de Tesorería, actualizar el reglamento que norma lo referente a los fondos de Caja Chica.  La Administración debe establecer formalmente procedimientos relacionados con ese fondo, donde se establezcan las actividades a realizar, los controles requeridos, documentación solicitada, quién es el responsable de las compras, los sistemas informáticos utilizados, el uso de la factura electrónica, entre otros.

También se le solicita que establezca los controles para que los desembolsos por medio de la caja chica cumplan a cabalidad con la respectiva documentación de respaldo, aprobación de los gastos y normativa vigente. Además, debe formular y emitir los lineamientos relacionados con el aseguramiento de activos institucionales, considerando el valor de estos y las pólizas requeridas de acuerdo con los riesgos identificados.

La Administración Municipal deberá informar a Auditoría Interna, en un plazo de 30 días hábiles, sobre los resultados de las medidas ejecutadas para dar cumplimiento a lo indicado en el informe INF-AI-04-2021.