Auditoría revela fallas en manejo de caja chica de Municipalidad

• La normativa, compra de suministros y gastos de representación son las áreas donde se encontraron las falencias.

Redacción El Guacho

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En sesión ordinaria 12-2019 del Concejo Municipal, la Licda. Maribelle Sancho, Auditora Interna, remitió el Informe INF-AI-01-2019 Estudio sobre revisión del Fondo de Caja Chica, en que se evidencian varias fallas en el manejo de dicho fondo.

Se entiende por fondo de Caja Chica: “Los anticipos de recursos que concede la institución para realizar gastos menores atendiendo situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente, según las partidas presupuestarias autorizadas por la Unidad responsable del Fondo”, concepto proveniente del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas del Ministerio de Hacienda (Decreto 32874-H).

Se  define un fondo de caja chica como aquel monto de dinero que se utiliza para solventar compras de emergencia o gastos que hay que cancelar con la mayor brevedad posible, pero siempre debe garantizarse un adecuado control en el manejo del recurso económico.

En ese primer semestre del año 2018, se realizaron 174 reintegros de caja chica por un monto total de ¢44.430.134.80.  Para el desarrollo de este estudio, seleccionaron una muestra de 45 movimientos que equivalen a ¢18.075.916.13, y representan un 41% del total de reintegros del periodo evaluado. Este estudio abarca desde 1 de enero del 2016 al 30 de junio de 2018.

Hallazgos de la Auditoría

El Informe INF-AI-01-2019 destaca varios hallazgos de auditoría; además de debilidades en el control interno detectadas por el profesional en auditoría, en diversos aspectos, que se detallan a continuación.  

Sobre la Normativa, el informe menciona que está desactualizada, pues no se contempla en el Sistema Integral de Gestión Municipal. En esta reglamentación, no se define el concepto de caja chica ni se estipulan los mecanismos de control y revisión adecuados que garanticen una correcta ejecución de dicho fondo.

Para la compra de materiales y suministros, en el artículo No.35, se indica: “El funcionario que realiza la compra debe velar porque los materiales y suministros seleccionados beneficien en precio y calidad a la Municipalidad de Belén”.

Sobre este aspecto, el informe concluye que  no se obtuvo evidencia del mecanismo de control utilizado para validar el cumplimiento de este artículo.  

A la fecha de esta revisión, se determinó que se tiene como práctica realizar la liquidación de un adelanto de fondo de caja chica, 3 días hábiles después. Y se efectúan los viernes siempre y cuando se cancelen el mismo día. Lo anterior demuestra el incumplimiento del artículo 37 del reglamento, que estipula que se deben efectuar a más tardar el día hábil siguiente del retiro.  

Sobre los adelantos de gastos de viaje y transporte, este informe determinó que no existe un documento donde se detallen las personas autorizadas para utilizar estos adelantos, ya que es un beneficio que no aplica para todos los funcionarios. La ausencia de este control puede llevar a que se le aprueben este tipo de gastos para viajes de funcionarios que, por reglamento, no deberían acceder a ellos.

Con respecto a los sobrantes o faltantes del fondo, no hay límites definidos. El reglamento tampoco demuestra lineamientos claros para hacer reintegros de dicho monto, por lo que quedan únicamente a criterio del tesorero.

No se obtuvo evidencia que el Instructivo de arqueos de caja chica se encuentre aprobado y comunicado al personal relacionado, práctica empleada para el control del uso de los recursos económicos.

También, hay formularios de adelantos de caja chica sin el sello que indica que no existen materiales o suministros en la bodega, lo cual incumple con lo establecido en el artículo No.36 del Reglamento de Contrataciones Directas, Capítulo IV “Del fondo de caja chica”.

Sobre gastos de representación

Esta auditoría es clara en señalar el poco control en este tipo de gastos, donde  la única figura autorizada para incurrir en este rubro es el Alcalde. (Artículo No.4 del Reglamento para el Pago de Gastos de Representación de la Municipalidad de Belén).  

Al revisar la muestra, se determinó que existen seis desembolsos por concepto de gastos de representación registrados en otra cuenta, incumpliendo el Reglamento para el Pago de Gastos de Representación de la Municipalidad de Belén, aprobado por el Concejo Municipal de Belén en la Sesión Ordinaria No. 29-2005, celebrada el 17 de mayo del 2005.

En este informe se aclara que: la Secretaría del Concejo Municipal mediante correo electrónico del 08 de enero de 2019, indica: “Revisadas las actas del 2016 al 2018 no consta en actas que se haya presentado por parte de la Alcaldía Municipal comunicados donde haya requerido gastos de representación.”.

Adicionalmente, no se obtuvo evidencia de nota de solicitud de pago junto con las facturas respaldo del gasto, que indicara: el nombre de la persona o personas atendidas, cargos que ostentan y entidad a la que pertenecen o representan, el motivo de la atención brindada, el nombre y firma del autorizado del gasto.

Además, no se obtuvo evidencia de un procedimiento para la atención de actividades protocolarias, donde se defina su concepto, el tipo de gastos que se incluyen, la documentación respaldo requerida, el detalle del gasto y las personas autorizados para realizarlos.

Versión Municipal

Según Jorge González González, director del área administrativa financiera de la Municipalidad de Belén: “De 174 reintegros, se tomó una muestra del 20%, es decir 35 reintegros que fueron revisados, y en algunos se detectaron inconformidades muy puntuales que la auditoría las indica en su informe,en cada uno de los cuadros, donde se detallan los documentos; lo que quiere decir, que para el resto de la muestra si se cumplió con lo establecido en la normativa”.

Para González: “Las Auditorías deben verificar el cumplimiento de la normativa, y si en una de las muestras detectan un incumplimiento, aunque en el 99% de la muestra si cumple dicha norma, está obligada a indicarlo en el informe, como un incumplimiento. Lo que en algunos casos la ciudadanía percibe que en la Municipalidad no se está trabajando bien. Y en la realidad estamos realizando esfuerzos para mejorar cada día, con los recursos que tenemos. Que no siempre dichos recursos, son los necesarios para implementar las recomendaciones de la Auditoría en un menor tiempo”, mencionó.