Problemas en la Caja Chica se arrastran desde hace 11 años

Redacción El Guacho

Sobre el manejo del Fondo de Caja Chica, ya se había emitido el informe INF-AI -04-2008 Estudio sobre Caja Chica, el 20 de octubre del 2008. En este informe de hace 11 años, se realizaron 12 recomendaciones que involucran la participación de la Alcaldía Municipal y de toda la administración en general.

Sin embargo, con este nuevo informe de auditoría sobre la temática en cuestión INF-AI-01-2019 Estudio sobre revisión del Fondo de Caja Chica, se encontró que, de las 12 recomendaciones presentadas en aquel momento, actualmente hay 10 que siguen sin aplicarse.

Sigue sin gestionarse la declaratoria de oficialidad de los eventos asociados a gastos de representación ante el Concejo Municipal, tal y como dispone el artículo 3 del reglamento pertinente. También, se sigue irrespetando el artículo 36 del reglamento, ya que no hay un catálogo o listado de los bienes de uso habitual que se mantendrían en la bodega de la Municipalidad.

En estas recomendaciones se instaba a la Administración Municipal a cumplir con la condición de que todas las liquidaciones se efectúen el día hábil siguiente del adelanto; además, se solicitaba mejoras en la justificación de las compras que se realizan y el propósito de estas, según lo que dispone el artículo 34 del Reglamento.

Ese informe había recomendado también a la Tesorería marcar con un sello u otro medio idóneo las facturas o recibos que justifican cada liquidación, con el fin de evitar la eventual utilización de ese justificante en alguna otra liquidación; dejar evidencia en los reintegros del fondo de caja chica, de la aprobación por parte de esa Dirección, según lo previsto en el artículo 41 del Reglamento, pero 11 años después, esto sigue sin aplicarse.

Otros aspectos donde la Auditoría Interna solicitó aplicar mejoras, desde 2008, fue utilizar un formulario como el establecido por la Contraloría, en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, para la liquidación de gastos de viaje y de transporte, cumplir con la periodicidad de los arqueos y verificar el estricto cumplimiento de los requisitos que se consignan en el artículo 6 del Reglamento respectivo, en lo referente a trámite de los pagos por concepto de gastos de representación de la Municipalidad, pero nada de esto se corrigió.
Nuevas conclusiones y recomendaciones

Luego de conocer el panorama del fondo de caja de chica por parte de la Municipalidad de Belén, tanto en el 2008, como en el informe presentado en sesión ordinaria 12-2019 del Concejo Municipal, la Auditoría Interna manifiesta nuevas conclusiones y solicita a la Administración Municipal alrededor de 31 recomendaciones para solventar las falencias detectadas.

El informe presentado en 2019, expresa 4 conclusione generales, señaladas a continuación:

La gestión, control y seguimiento oportuno del fondo de caja chica a cargo de la coordinadora de la Unidad de Tesorería, presenta debilidades respecto a la documentación respaldo y aprobación de los gastos; realización de arqueos periódicos y sorpresivos; mecanismos de seguridad y custodia del efectivo de caja chica; confección de un registro de firmas de los funcionarios autorizados en los diversos trámites y procedimientos; definición de las responsabilidades del encargado de la caja chica y de quien la asume ante la ausencia de éste; y sobre el cumplimiento de la normativa respectiva vigente.
La Administración a la fecha carece de procedimientos formales y actualizados (aprobadas y comunicadas) relacionados con el fondo de caja chica, que le permita tener un mejor manejo y control de dichos recursos, en cumplimiento de lo establecido en el Artículo No.15.
La Administración gestiona la obtención de bienes y servicios a través de compras recurrente y gastos que no son típicos de realizar por medio de caja chica, los cuales podrían canalizarse anticipadamente por otro medio de adquisición y no por dicho fondo.
De acuerdo con el seguimiento efectuado a los riesgos de la Unidad de Tesorería relacionados con el fondo de la caja chica, la Administración ha realizado acciones para mitigarlos, permitiendo disminuir el nivel de riesgo promedio de 5 a 4, debido a que se da seguimiento mensual a las acciones de mejora definidas por la misma Unidad y se ha implementado medidas de control a través del Sistema Integral de Gestión Municipal.

Fuente: INF-AI-01-2019 Estudio sobre revisión del Fondo de Caja Chica

Recomendaciones

En este informe presentado sesión ordinaria 12-2019 del Concejo Municipal, se incluyen 31 recomendaciones que debe implementar la Administración Municipal, para solucionar las debilidades y corregir los hallazgos encontrados en la auditoría señalada.

Dentro de las principales recomendaciones, se destacan:

La Administración debe actualizar el reglamento que norma lo referente a los fondos de Caja chica, de tal forma que éste considere los cambios en los procesos, sistemas informáticos utilizados y las prácticas de negocio de la Municipalidad. Debe incluir aspectos de control como los detallados en este informe; definición de caja chica, los tipos de gastos que se permiten realizar, límites de aprobación, funciones del custodio, custodia, arqueos, entre otros.
La Unidad de Tesorería es la responsable de velar por el cumplimiento de la normativa relacionada con la caja chica y debe reportar a la Dirección Administrativa Financiera, cualquier irregularidad que se detecte.
La Administración debe definir un procedimiento respecto a los sobrantes y faltantes de caja chica, que establezca los límites para éstos de acuerdo con el nivel de tolerancia de la Municipalidad.
Ante el incumplimiento de cualquier de los artículos contenidos en el Reglamento de Contrataciones Directas, Capítulo IV “Del fondo de caja chica”, se debe aplicar lo referente al régimen disciplinario, según el artículo 45 del Reglamento, que dice: “Cualquier infracción a las disposiciones contenidas en este Reglamento, dará lugar a la aplicación del régimen disciplinario correspondiente.”

Versión municipal

Jorge González González, director administrativo financiero de la Municipalidad, mencionó: “Algunas recomendaciones no se han cumplido. Dicha afirmación se realiza, porque en la muestra auditada se detectaron algunos casos donde se omitieron dichas recomendaciones. Sin embargo, en términos generales si se aplicaron y se siguen aplicando los controles recomendados en ese momento. Por ejemplo, en la recomendación No.3 del punto 2.9, habla de que no se cuenta con un catálogo o lista de bienes que están en bodega; sin embargo, a la fecha se cuenta con un sistema integrado, donde está disponible el 100% de los productos o bienes que están en bodega, además de la cantidad disponible de cada uno de ellos. Por lo que estamos cumpliendo con dicha norma”. detalló.