Contratación Administrativa en la lupa de Auditoría Interna

Administración Municipal deberá implementar varias recomendaciones

Redacción El Guacho

La Auditoría Interna de la Municipalidad presentó el informe final INF-AI-04-2020 sobre contratación administrativa, en el cual analizó la eficiencia, eficacia y la fiscalización de los productos y servicios recibidos bajo esta modalidad.

“En la Municipalidad de Belén este tema resulta de alto impacto tanto por la cantidad de recursos que se destinan a estos procesos como por los numerosos y complejos actores involucrados. Se ha contratado por medio de la plataforma SICOP entre el 2015 y 2019 un total de ₡4,483,264,646. La presente auditoría resulta relevante en el tanto se propicia un producto orientado a la a mejora en la gestión de la Hacienda Pública Municipal”, detalla el informe INF-AI-04-2020.

El informe menciona que la Municipalidad “no dispone de expedientes físicos ni electrónicos completos como respaldo de las contrataciones efectuadas en SICOP, para las contrataciones objeto de revisión de esta Auditoría; además, como una sana medida de control de la documentación. En los expedientes que respaldan los procesos de contrataciones analizados se identificó falta de uniformidad para determinar la información que se debe incorporar en el expediente electrónico”.

Con respecto al marco regulatorio que versa sobre los expedientes en el proceso de contratación administrativa, se concluye que existe una obligación hacia los entes públicos a efectuar las contrataciones por medio de la plataforma SICOP, debiéndose utilizar en su totalidad como un expediente electrónico; sin embargo, en la Municipalidad se trabaja como un expediente mixto.

Otro de los elementos evidenciados es que la Municipalidad carece de un diseño y ejecución de controles que permitan detectar, entre otros aspectos, los funcionarios activos en la plataforma de SICOP.

La Auditoría Interna identificó la existencia de debilidades en cuanto a la observancia de los principios de eficiencia y eficacia de las contrataciones administrativas de la contratación 2016LN-000002-0002600001 para la construcción de 3 pozos e interconexión. “La obra en general presenta un atraso importante y a la fecha no se han realizado las perforaciones de los 3 pozos y del proyecto del puente sobre la Quebrada Seca, a pesar de que la obra ya fue finalizada aún no ha sido terminado el trámite administrativo para lograr finiquitar los temas del recibo provisional y final del CONAVI”, concluyó .

Recomendaciones

Dicho órgano de fiscalización interna sugiere conformar un expediente digital en forma independiente y completo, que recoja aparte de la información que se incorpora al SICOP, toda aquella de tipo técnico del proceso de planificación y diseño de la obra, del proceso de contratación y ejecución de la obra, a fin de que se ajuste a lo que establece la reglamentación aplicable y las mejores prácticas.

En el informe INF-AI-04-2020, se insta a aplicar el uso de forma completa del Sistema de Compras Públicas (SICOP) en su fase de ejecución, para todo proyecto de obra pública sin importar su costo, envergadura y tipo. Principalmente, en lo que se refiere a la documentación de la fase constructiva y como parte de las labores dentro del ciclo de vida de los proyectos, cumpliendo con los principios básicos que la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa han definido para llevarlas a cabo, lo que son una guía que permitirá en forma transparente y sólida, asegurar la conclusión exitosa en beneficio de las comunidades y el bien público.

También, se le propone a la Administración Municipal realizar una reforma y actualización del Reglamento de Contratación de Bienes y Servicios incorporando el tema de las obras públicas. Estableciendo que el expediente electrónico del SICOP sea el expediente oficial de la contratación y que se deben incorporar los procedimientos para su actualización obligatoria. En especial lo relacionado con el proceso de construcción o ejecución, y establecer el articulado referente a la obligatoriedad de realizar informes de recibo provisional de obra, recibo final y finiquito a los contratos.

Sobre el proyecto del puente sobre el río Quebrada Seca destaca que “resulta imperativo que la administración gestione la ampliación de la vigencia de la Garantía de Cumplimiento, por cuanto la obra que fue entregada extemporáneamente aún no ha sido recibida por CONAVI en el menor tiempo. Además, la Unidad de Obras y la Administración Municipal deben procurar en conjunto con la Inspección del CONAVI, terminar el trámite administrativo de esta contratación para lograr finiquitar los temas del recibo provisional y final del CONAVI, el pago de reajustes y la realización del iniquito al contrato”.

En cuanto a las contrataciones administrativas relacionadas a la construcción de pozos de agua se sugirió “establecer en forma integral un análisis donde se consideren los motivos del atraso de la ejecución de la contratación 2016LN-000002-0002600001 para la construcción de 3 pozos e interconexión; así como el tema del trámite de los permisos, vigencia de los recursos y la hoja de ruta. Una vez obtenidos estos aspectos con presupuestación de los recursos en un nuevo presupuesto extraordinario y ordenar todo lo relacionado con suspensiones de plazo, si es que se dieron, modificar el contrato, entre otros, ya que el inicio de la contratación es desde 2016 y a la fecha no se ha iniciado”, recalcó este informe.

Otra de las recomendaciones fue implementar las acciones correspondientes para gestionar la actualización del Sistema Electrónico de Reconocimiento, en cuanto a los funcionarios registrados y sus respectivos roles. Asimismo, diseñar e implementar las medidas de control necesarias para gestionar oportunamente los movimientos de personal en dicho sistema en el momento en que se requiera.

Finalmente, se sugiere a la unidad de Bienes y Servicios, en conjunto con unidades solicitantes, que fortalezcan el control utilizado para las contrataciones, incluyendo una adecuada trazabilidad de la información y el proceso de ejecución.

La Administración Municipal deberá informar a Auditoría Interna en un plazo de 30 días hábiles sobre los resultados de las medidas ejecutadas para dar cumplimiento a lo señalado en este oficio.