Auditoría Interna señaló pocos controles en el pago de horas extras del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Belén

• Estudio determinó ausencia de procedimientos y controles claros en la asignación de horas extra

• Horas extras se pagaron por actividades ordinarias, aseguró el informe de Auditoría

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La Auditoría Interna de la Municipalidad señaló pocos controles en el pago de horas extras que el Comité de Deportes y Recreación realiza a su planilla.

Mediante el Informe INF-AI-09-2024, que abarca un estudio del periodo 2020-2023, señaló la ausencia de procedimientos claros y documentados, así como la falta de controles efectivos para validar las horas extraordinarias laboradas.

Además, la Auditoría “no obtuvo evidencia de procedimientos que detallen y definan formalmente el proceso de pago de horas extras, que le permita tener un mejor control administrativo de ello”, ya que el CCDR se rige por las circulares emitidas por el departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad.

De acuerdo con el estudio, esto incumple las Normas de control interno para el Sector Público, la Ley General de Control Interno, y la Circular NºAMB-CC-013-2022 Normativa de Reconocimiento de Jornada Extraordinaria, Municipalidad de Belén.

Según el informe, el 92,54% de las horas extras pagadas en el periodo evaluado se concentraron en el Asistente Administrativo, Área de Recreación, Asistente Financiero, Mantenimiento y Director Deportivo. 

Asimismo, la Auditoría Interna “determinó que existe una diferencia de menos en el saldo contable, lo cual representa que el gasto por pago de horas extras para cada año se encuentre subvaluado, lo que impacta en los saldos de gastos reflejados en los estados financieros en dichos periodos; además, que no permite garantizar la integridad de la información financiera contable de las partidas de gasto de acuerdo con el saldo real”.

En algunos casos, la Auditoría Interna observó que las horas extras se pagaron por actividades ordinarias, lo que contraviene la normativa vigente, que establece que deben ser actividades imprevistas y justificadas.

Entre los puestos a los que se pagaron horas extras por actividades ordinarias está la secretaría de la Junta Directiva del CCDR, el cual “reporta tiempo extraordinario de forma permanente para atender las sesiones de la Junta y reuniones con asociaciones deportivas que son de manera recurrente todas las semanas”. A dicho puesto se pagaron 171,50 horas extras correspondiente a 1 millón 054 mil 465.72 colones durante el periodo estudiado.

Recomendaciones

La Auditoría Interna propuso 9 recomendaciones dirigidas a solventar la problemática. Entre estas se encuentran el establecimiento de procedimientos con flujogramas que regulen el pago de horas extras.

Recomendó que la Unidad de Contabilidad concilie periódicamente los saldos contables, “en cumplimiento con los principios de reconocimiento, presentación y revelación de los gastos según lo establecido en las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP)”; además, de que dicha Unidad realice registros auxiliares conciliados con los saldos contables de lo pagado por horas extras, “que permitan determinar la composición del saldo y la integridad de la información financiera contables de las partidas de gastos de acuerdo con el saldo real”.

Por otro lado, el informe señala que: “La Administración tiene que implementar acciones orientadas a fortalecer el control de forma tal que le permita tener un monitoreo de los recursos que se dirigen al pago de horas extras, que le permita analizar las causas y la necesidad de realizar las labores en horario extraordinario”.

Así como la implementación de “los mecanismos de control necesarios para que se cumplan con todos los aspectos que regulan el pago de horas extras” y definir “procedimientos de verificación y supervisión de los requisitos normativos y de control para el pago de horas extras, que le permita asegurar el cumplimiento del marco normativo y a su vez el fortalecimiento del control interno”.

Además, la Auditoría Interna recomendó a la Administración realizar “un análisis de las actividades por las que se paga horas extras a los funcionarios que determine si se está cumpliendo con el concepto de situación temporal, imprevista o inesperada”; y que se revise y actualice “la aplicación del proceso de Autoevaluación de Control Interno de acuerdo con las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), de la Contraloría General de la República”.

Subsanes

Según se desprende del informe de Auditoría Interna, el CCDR notificó el cambio de horario  al Asistente Administrativo del Comité para los días que participa en la sesión de la Junta Directiva, y al personal del departamento de Recreación del Comité y al personal del área técnica deportiva del Comité.

Dichas notificaciones se dieron en resoluciones del CCDR, emitidas en mayo y agosto de 2024.

Por otra parte, el CCDR informó a la Auditoría Interna que realizó la contratación 2023LD-000028-0005700001 “Compra de servicios recreativos diversos para programa de recreación y Belén libre”, adjudicada a la empresa Escath Sociedad Anónima Deportiva, según demanda, para la contratación de promotores recreativos de baile, yoga, pilates, funcionales, etc.

Dicha contratación se realizó, según indica el reporte, “para que las promotoras de recreación no atiendan actividades recreativas en los fines de semana, o al menos que sea lo menos posible, y así disminuir también el pago de tiempo extraordinario del área recreativa”.

Además, el informe menciona que el Asistente Financiero del CCDR indicó “que se está realizando un estudio de cargas de los diferentes funcionarios para la actualización del Manual de Puestos que arrojará entre otras cosas, la valoración de si se requiere un recurso que realice las actividades que se hacen en tiempo extraordinario”.

Se consultó a la Administración del CCDR sobre la opinión que tienen del informe y si implementarán las recomendaciones planteadas por la Auditoría Interna y cómo explican el pago de horas extras por actividades que el informe calificó como «ordinarias» y no «imprevistas». Sin embargo, al cierre de edición de la nota ninguna respuesta se obtuvo.